Het kabinet-Kok I legde in 1994 in het regeerakkoord vast, dat er een evaluatie van het buitenlands beleid plaats diende te vinden. Men had besloten tot een „samenhangende beoordeling van de totale Nederlandse inbreng in de internationale samenwerking”. Het nationale belang stond natuurlijk op de eerste plaats, maar nationale regeringen dienden zich bewust te zijn van het feit dat men meer en meer afhankelijk zou worden van internationale ontwikkelingen. Hierbij kon bijvoorbeeld gedacht worden aan de invloed van de Europese regelgeving. Nationale bestuurlijke beslissingen dienden hierop te worden aangepast. De nationale slagkracht van gebundelde instrumenten zou tot stand moeten komen door een goede organisatie van de samenhang tussen thema’s, regio’s en inbreng in internationale organisaties; budgettering in samenhang; en een gedeelde besluitvorming over het buitenlands beleid, de ontschotting. De interdepartementale samenwerking diende verbeterd te worden.
De herijking van de buitenlandse politiek was niet alleen een gevolg van de politieke omwentelingen vanaf 1989 in Midden- en Oost-Europa. Er waren sindsdien al wijzigingen in het buitenlands beleid opgetreden om aan die veranderingen tegemoet te komen. Die wijzigingen betroffen niet alleen Buitenlandse Zaken, maar ook andere ministeries die met het buitenlands beleid te maken hadden, vooral Ontwikkelingssamenwerking en Economische Zaken. Ontwikkelingssamenwerking had in 1993 de nota Een wereld van verschil uitgebracht. In deze nota was ook al gepleit voor een „ontschotting” van het buitenlands beleid en de ontwikkelingssamenwerking. De relaties met de buurlanden waren al nader onder de loep gelegd.
Het was vooral nodig om een aantal onderdelen van de buitenlandse politiek zwaarder aan te zetten, zoals de verdere vormgeving van de Europese Unie, de stabilisering van Midden- en Oost-Europa en de economische samenwerking met opkomende industrielanden. Verder was de bevordering van conflictbeheersing in ontwikkelingslanden een punt dat meer aandacht verdiende, vanwege de toename van het aantal intra-statelijke conflicten. De toename van de humanitaire hulp was een indirect gevolg hiervan.
Ook de aanpak van grensoverschrijdende problemen, bijvoorbeeld het internationaal milieubeleid, vormde een aandachtspunt. Het verdwijnen van vele autoritaire regimes leidde tot nieuwe perspectieven voor het Nederlandse bedrijfsleven.
Niet alleen op het gebied van de politiek dienden verbeteringen te komen, ook op het gebied van de organisatie binnen het departement zelf en de rol van de ambassades en de posten in het buitenland waren aanpassingen nodig. De samenwerking tussen de departementen die te maken hadden met het buitenlands beleid, diende te worden verbeterd, zodat activiteiten die op het grensgebied lagen van departementale competenties niet aan beide zijden van die grens zouden worden opgebouwd. Vaak leidde dat nog tot competentiestrijd. Een andere mogelijkheid was dat één van de betrokken departementen de activiteit geheel op zich zou nemen en daarbij zou rapporteren aan de andere betrokken ministeries.
De organisatie van het ministerie moest aan een aantal toetsstenen voldoen:
- de samenhang van het Nederlandse optreden in het buitenland moest beter gegarandeerd worden, hetgeen meer samenhang en prioriteitsstelling in de budgetten en instrumenten inhield
- de interdepartementale samenwerking moest in de organisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een duidelijke plaats krijgen
- het ministerie diende duidelijke aanspreekpunten te hebben voor de departementen, de bedrijven en maatschappelijke organisaties, ook voor de internationale organisaties en de collega-departementen
- een scheiding diende te worden aangebracht in de beleidstaken en de beleidsuitvoerende taken. Overlappingen binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tussen de Ministeries dienden te worden vermeden.
Thema-afdelingen bestonden al in de oude opzet van het departement, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van veiligheidsvraagstukken en milieu en ontwikkeling, maar ook consulaire bijstand. Voor een aantal van deze afdelingen wijzigden de werkzaamheden zich niet. Een aantal thema-afdelingen kreeg te maken met nieuwe elementen in hun takenpakket.
De invalshoek internationale organisaties viel in een groot aantal gevallen samen met een thema, bijvoorbeeld de NAVO en veiligheidsvraagstukken. De Europese Unie en de Verenigde Naties, beide veelomvattende internationale organisaties, bleven vanwege hun veelzijdigheid als aparte eenheden bestaan.
Een nieuwe themadirectie werd Conflict, humanitaire hulp en mensenrechten, de invalshoeken van de buitenlandse politiek, de ontwikkelingssamenwerking en de militaire dimensie werden hierin gecombineerd, hetgeen de besluitvorming ten goede zou moeten komen.
In de nieuwe structuur gingen de bestaande regionale bureaus van Ontwikkelingssamenwerking, Buitenlandse Zaken en Economische Zaken op. De nieuwe regio-directies zouden een grote rol gaan spelen bij de formulering en afstemming van het beleid met betrekking tot landen en regio’s.
In de nieuwe opzet werden de posten meer verantwoordelijkheden toebedeeld, omdat de uitvoering van thema-activiteiten voor een deel bij de posten kwam te liggen. De Nederlandse economische en handelsbelangen zouden een belangrijke plaats innemen in het takenpakket van de posten ter ondersteuning van het Nederlandse bedrijfsleven.
De economische afdelingen van de posten worden versterkt. Waar nodig worden nieuwe posten geopend. Uit kostenoverwegingen werd ook gedacht aan economische ondersteuningsposten in plaats van aan ambassades of consulaten. De posten werden in de nieuwe opzet zoveel mogelijk verzelfstandigd.
Diverse commissies binnen Buitenlandse Zaken als de Adviesraad Vrede en Veiligheid, de Adviescommissie Mensenrechten en Buitenlands Beleid, de Nationale Adviesraad voor Ontwikkelingsvraagstukken werden in 1997 samengevoegd in een nieuwe Adviescommissie Internationale Vraagstukken.
De herijking van Buitenlandse Zaken trok veel aandacht in de pers en bij de politieke partijen. Vrijwel alle politieke partijen brachten nota’s uit in reactie op de herijkingsnota. De operatie, in 1995 begonnen, gaat nog steeds door.
Voor de ontwikkelingssamenwerkingnota zie: Bijlage 23.408, nrs. 1-2, Een wereld in geschil: de grenzen van de ontwikkelingssamenwerking verkend, Handelingen Tweede Kamer, 1993-1994.
Voor de herijkingsnota zie: Bijlage 24.337, nrs. 1-2, Herijking van het buitenlands beleid, Handelingen Tweede Kamer, 1995-1996.
Voor het regeerakkoord zie: Bijlage 26.024, nr. 10: Kabinetsformatie, Handelingen Tweede Kamer, 1997-1998.
Ter gelegenheid van het tweehonderdjarig bestaan van het Ministerie van Buitenlandse Zaken verscheen de volgende publicatie bij de SDU: R.E. van Ditzhuijzen, A.E. Kersten, A.L.M. van Zeeland en A.C. van der Zwan (red.), Tweehonderd jaar Ministerie van Buitenlandse Zaken, Den Haag, 1998.